Palestre, centri estivi e seggi elettorali: quando la scuola deve convenzionarsi.
Chi risponde davvero quando i locali scolastici sono usati da soggetti diversi dalla scuola: la ripartizione delle responsabilità fra scuola, Ente proprietario e terzi utilizzatori, aggiornata alla L. 53/2026.
Un edificio, molti utilizzatori
L'edificio scolastico italiano è, per vocazione e per esplicita previsione di legge, una struttura a uso multiplo: la palestra ospita al mattino scienze motorie e al pomeriggio il minivolley della società del quartiere, le aule diventano centro estivo a luglio o seggio elettorale per un fine settimana.
Sotto il profilo della sicurezza sul lavoro, però, questa vocazione produce un problema ricorrente e spesso rimosso: quando accade qualcosa – un infortunio, un principio d'incendio, una via di esodo trovata ostruita – chi risponde?
Nella pratica si incontrano tre convinzioni speculari e tutte fragili. La scuola: «tanto è il Comune che concede». L'Ente locale: «tanto la scuola ha il piano di emergenza e il suo RSPP». L'associazione: «tanto siamo assicurati». Nessuna regge davanti a un accertamento, e tutte nascono dalla stessa causa: l'assenza di un atto scritto che dica, per ogni momento e per ogni metro quadro, chi ha la disponibilità del bene e chi ne governa i rischi. Quell'atto è la convenzione.
Due datori di lavoro sullo stesso edificio
Nella scuola statale la posizione di datore di lavoro è sdoppiata. Il Dirigente scolastico lo è ai sensi dell'art. 2, comma 1, lett. b) del D.Lgs. 81/2008 – individuazione formalizzata dal D.M. 292/1996 – in quanto titolare dei poteri decisionali e di spesa. Ma l'edificio è dell'Ente locale: l'art. 3 della L. 23/1996 assegna ai Comuni gli edifici di infanzia, primaria e secondaria di primo grado, a Province e Città metropolitane quelli della secondaria di secondo grado. Coerentemente l'art. 18, comma 3 lascia gli obblighi strutturali e manutentivi all'amministrazione proprietaria: il Dirigente adempie con la richiesta scritta di intervento.
Il quadro si completa con i commi 3.1 e 3.2, oggi il vero perno della tutela del Dirigente. Il 3.1 ne esclude la responsabilità civile, amministrativa e penale quando abbia tempestivamente richiesto l'intervento, e gli attribuisce il potere di interdire i locali in caso di pericolo grave e immediato. Il 3.2 riserva all'amministrazione proprietaria, in via esclusiva, la valutazione dei rischi strutturali.
Chi è datore di lavoro di che cosa. Al Dirigente scolastico competono la valutazione dei rischi delle attività, l'organizzazione del lavoro, l'informazione e la formazione, la designazione degli addetti alle emergenze, il piano di emergenza, la sorveglianza sanitaria, i DPI, la vigilanza sugli alunni e la gestione delle interferenze. All'Ente locale proprietario competono l'idoneità strutturale e impiantistica dei locali (artt. 63, 64 e 65 e Allegato IV del D.Lgs. 81/2008), la manutenzione ordinaria e straordinaria, le certificazioni antincendio e di agibilità, gli adeguamenti normativi e l'eliminazione dei pericoli segnalati.
L'architettura regge finché l'edificio è utilizzato dalla sola scuola. Quando entra un terzo i soggetti diventano tre e la mappa va ridisegnata: nessuna norma lo fa automaticamente, devono farlo le parti, per iscritto.
Concessione a terzi: tre binari da non confondere
Il binario dell'Ente proprietario. L'art. 96, comma 4, del D.Lgs. 297/1994 prevede che edifici e attrezzature scolastiche possano essere utilizzati fuori dell'orario di servizio per attività che realizzino la funzione della scuola come centro di promozione culturale, sociale e civile. La concessione è disposta dal Comune o dalla Provincia, previo assenso del Consiglio di istituto: è il titolo ordinario per centri estivi e associazioni.
Il binario dell'Istituzione scolastica. Gli artt. 38 e 45, comma 2, lett. d) del D.I. 129/2018 consentono alla scuola di concedere l'utilizzazione temporanea e precaria dei locali, secondo i criteri deliberati dal Consiglio di istituto e per finalità educative, formative, ricreative, culturali, artistiche e sportive. Il concessionario assume la custodia dei locali e dei beni ed è gravato in via esclusiva di ogni responsabilità connessa alle attività che vi svolge, con obbligo di polizza. Ma la scuola non è proprietaria dell'immobile: il nulla osta dell'Ente non è una cortesia, è un presupposto sostanziale, e va acquisito per iscritto.
Il terzo binario: gli impianti sportivi dopo la L. 53/2026. L'art. 96, comma 4-bis, del D.Lgs. 297/1994 – introdotto dalla L. 7 aprile 2026, n. 53, in vigore dall'8 maggio 2026 – prevede che con apposite convenzioni il Comune o la Provincia, sentite le istituzioni scolastiche, mettano a disposizione delle società e associazioni sportive gli impianti sportivi scolastici e le relative attrezzature, fuori dall'orario di servizio e dalle attività extracurricolari del PTOF. La norma non si limita a legittimare l'uso: pone a carico del concessionario gestione, cura e pulizia e «gli adempimenti occorrenti per garantire la funzionalità degli stessi al termine di ogni utilizzo» – copertura normativa diretta del verbale di riconsegna e dell'obbligo di ripristino.
Due conseguenze pratiche: la convenzione palestra non è più una buona prassi ma un modello legalmente tipizzato; e le convenzioni anteriori a maggio 2026 vanno riesaminate, perché il riparto degli oneri è ora fissato dalla legge.
Riassumendo chi concede e chi custodisce:
Palestra usata da una società sportiva fuori orario — concede l'Ente proprietario, con convenzione ex art. 96, c. 4-bis, sentita la scuola; la custodia è del concessionario, con oneri di gestione, pulizia e ripristino fissati dalla legge, mentre l'Ente resta responsabile dello stato dell'impianto.
Aule concesse per un centro estivo — concede l'Ente proprietario, o la scuola con nulla osta dell'Ente; la custodia è del soggetto gestore.
Locali destinati a seggio elettorale — nessuna concessione, è uso istituzionale disposto dal Comune per legge; la custodia è del Comune, tramite l'ufficio elettorale.
Aula per il corso serale di un'associazione — concede la scuola ex art. 38 D.I. 129/2018, con nulla osta dell'Ente; la custodia è dell'associazione concessionaria.
Il nodo vero: la custodia
L'art. 2051 c.c. stabilisce che ciascuno è responsabile del danno cagionato dalle cose che ha in custodia, salvo che provi il caso fortuito. È una responsabilità oggettiva e segue un criterio sostanziale: è custode chi ha la disponibilità materiale ed effettiva del bene, cioè chi in quel momento ha le chiavi e la possibilità concreta di controllarne i rischi.
Ne discende il principio che dovrebbe guidare qualunque convenzione: la responsabilità segue la disponibilità, e la disponibilità va documentata. Non basta scrivere «dalle 17 alle 20 la palestra è del concessionario»: serve la prova che alle 17 il passaggio è avvenuto e in quali condizioni.
Attenzione all'errore opposto, però: la concessione non trasferisce tutto. Il proprietario resta responsabile per i vizi strutturali e costruttivi, anche ex art. 2053 c.c., con esiti frequenti di responsabilità concorrente. È per questo che all'Ente conviene una convenzione dettagliata: non per scaricare, ma per delimitare.
Un chiarimento è necessario sull'art. 26 del D.Lgs. 81/2008, spesso invocato a sproposito: il suo presupposto è un contratto di appalto, d'opera o di somministrazione. Se il terzo è affidatario di un servizio – il centro estivo appaltato dal Comune a una cooperativa – il committente è l'Ente e l'art. 26 si applica pienamente. Se invece si tratta di mera concessione in uso, l'obbligo informativo nasce dall'art. 96, comma 5, del D.Lgs. 297/1994 e dall'art. 38, comma 3, del D.I. 129/2018.
Le clausole che non funzionano. «L'Istituto è sollevato da ogni responsabilità civile e penale»: la responsabilità penale è personale (art. 27 Cost.) e non è disponibile per contratto, e le manleve valgono solo fra le parti, senza essere opponibili al terzo danneggiato. «Il concessionario si assume ogni responsabilità»: non esonera l'Ente dai vizi strutturali e impiantistici, che restano suoi ex art. 18, commi 3 e 3.2, né la scuola dall'obbligo di segnalare ciò che sa. Una manleva senza polizza attiva, verificata e con massimale congruo è una dichiarazione di intenti: chiedere copia della polizza non è diffidenza, è diligenza.
Quattro situazioni tipiche
La palestra in uso promiscuo
È la situazione più frequente e la più insidiosa. I punti critici sono sempre gli stessi: attrezzature ginniche lasciate montate o smontate da un utilizzatore e trovate diversamente dall'altro; materiali del concessionario nei corridoi di esodo; strutture mobili non ancorate; presidi antincendio spostati e non ripristinati.
C'è poi un aspetto che nella maggior parte delle convenzioni manca del tutto: durante l'uso extrascolastico gli addetti antincendio e primo soccorso della scuola non ci sono. Se il concessionario non ha designato e formato i propri, l'impianto in quelle ore opera senza squadra di emergenza. Vanno quindi verificati addetti antincendio formati secondo il D.M. 2 settembre 2021 e addetti al primo soccorso ex D.M. 388/2003.
Distinto e ulteriore è l'obbligo relativo al defibrillatore, che per ASD e SSD il D.M. 24 aprile 2013 e il D.M. 26 giugno 2017 considerano assolto se l'impianto è dotato di DAE o se durante gare e allenamenti è presente una persona formata; la L. 116/2021 ha aggiunto, per gli impianti pubblici, la condivisione del dispositivo e la registrazione al 118. Nessuna norma ne pone però l'acquisto a carico della scuola o dell'Ente: se la convenzione tace su chi lo fornisce, custodisce e manutiene, resta una zona grigia.
Infine, se l'uso prevede pubblico – tornei, saggi, manifestazioni – cambia il profilo antincendio e possono attivarsi gli adempimenti di pubblico spettacolo (licenza ex artt. 68 e 80 TULPS, Commissione di vigilanza, controlli VV.F. ex D.P.R. 151/2011): non competono alla scuola, che però deve pretenderne evidenza prima dell'evento.
I centri estivi
Sulla carta la scuola non è né gestore né committente: il rapporto corre fra Ente locale e soggetto gestore. Nella realtà non scompare mai del tutto. In luglio la segreteria è aperta, i collaboratori sono in servizio, si svolgono esami: basta questa compresenza perché si configuri un'interferenza rilevante ai sensi dell'art. 26.
Prima dell'avvio andrebbero acquisiti dal gestore, in modo documentale: legittimazione (statuto con finalità compatibili e iscrizione al RUNTS, o al Registro nazionale delle attività sportive dilettantistiche con affiliazione per ASD e SSD); DVR del gestore quale datore di lavoro dei propri operatori, riferito alla sede e alle attività del centro estivo – se opera solo con volontari e non ha lavoratori il DVR non è dovuto, ma serve evidenza dell'informazione resa e della conformità delle attrezzature; polizze RC verso terzi con estensione espressa ai locali scolastici e infortuni per i minori; personale, con certificato del casellario giudiziale ex D.Lgs. 39/2014 per gli operatori a contatto diretto e regolare con minori; formazione ai sensi dell'Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025.
Un punto merita di essere isolato: nelle ore del centro estivo l'unico datore di lavoro presente nell'edificio è di norma il gestore. Il piano di emergenza della scuola fornisce la base tecnica, ma va integrato con squadra, orari e procedure del gestore. Un piano che indica addetti non in servizio a luglio non è un piano.
La convenzione deve poi individuare con planimetria le aree concesse e soprattutto quelle interdette: laboratori, archivi, locali tecnici, centrale termica, depositi dei prodotti di pulizia. L'interdizione dev'essere fisica, non affidata alla cartellonistica. E poiché l'estate è il periodo dei lavori dell'Ente, nello stesso plesso possono convivere cantiere, centro estivo e personale scolastico.
I seggi elettorali
Il caso elettorale è concettualmente diverso: non è una concessione a terzi, è un uso istituzionale disposto dal Comune in attuazione della normativa elettorale. Il Dirigente non concede e non può opporsi. Può però – e deve – concordare le modalità, perché i suoi obblighi di sicurezza non si sospendono.
I problemi più frequenti sono vie di esodo alterate dall'allestimento, sovraccarico delle linee elettriche, gestione approssimativa delle chiavi, spostamento di arredi e presidi e – il più insidioso – ritardo nel ripristino, con alunni che rientrano in locali non ancora riportati alla configurazione originaria. Vanno quindi fissati il perimetro dei locali e la separazione dal resto del plesso; consegna e riconsegna con verbale e verifica congiunta finale; la responsabilità del Comune per vigilanza e custodia per l'intero periodo, ore notturne comprese; il ripristino integrale prima del rientro degli alunni.
Va ricordato che da alcuni anni il Ministero dell'Interno promuove l'individuazione di sedi alternative agli edifici scolastici (circolare n. 64/2020, circolari DAIT n. 4 e n. 25 del 2021). La scuola può quindi rappresentare l'inidoneità di determinati locali: agganciata a quelle circolari, la segnalazione ha peso.
Associazioni e uso continuativo fuori orario
Corsi serali, doposcuola, prove del coro, assemblee: è l'area in cui l'uso nato come temporaneo e precario diventa stabile e pluriennale senza che nessuno aggiorni i documenti. Il punto critico riguarda il personale scolastico: se un collaboratore è presente per apertura, chiusura o vigilanza durante l'attività del terzo, quel lavoratore è esposto ai rischi di un'attività altrui e l'art. 26 diventa pienamente applicabile. Vanno poi disciplinati l'uso delle attrezzature – di regola escluso salvo autorizzazione – il deposito di materiali, il registro degli accessi e la presa visione del piano di emergenza.
Il vincolo che attraversa tutti i casi: le scadenze antincendio
Il termine per l'adeguamento antincendio degli edifici scolastici è stato prorogato al 31 dicembre 2027 dal D.L. 202/2024, convertito dalla L. 21 febbraio 2025, n. 15. Il decreto del Ministero dell'Interno 31 marzo 2026 ha poi scandito quel percorso con scadenze differenziate: una prima fase con segnalazione certificata attestante i requisiti minimi e il completamento entro il termine finale.
Nel frattempo il Dirigente adotta misure gestionali di mitigazione: controllo dell'affollamento e delle condizioni di esodo, potenziamento della squadra antincendio, esercitazioni, aggiornamento della valutazione del rischio incendio. Sono misure incompatibili con un uso extrascolastico non governato: se la scuola presidia le vie di esodo dalle otto alle sedici e dalle diciassette alle ventidue l'impianto ospita un torneo con pubblico e materiali nei corridoi, la mitigazione è cartacea.
Utile ricordare i numeri. Il D.M. 26 agosto 1992, vigente in alternativa alla regola tecnica verticale V.7 del Codice di prevenzione incendi, fissa il limite ordinario di ventisei persone per aula e una densità di 0,4 persone per metro quadro per palestre e refettori: è il parametro con cui misurare la compatibilità di un saggio o di un torneo con la capienza dichiarata. La stessa RTV V.7 ammette peraltro l'uso dei locali per attività non connesse a quella scolastica: l'uso promiscuo va governato, non tollerato.
Il capitolo che nelle convenzioni non c'è: i dati personali
Verbali conservati cinque anni, registri degli accessi, elenchi nominativi dei responsabili, certificati del casellario giudiziale, elenchi dei minori iscritti: la convenzione genera trattamenti di dati personali, alcuni relativi a condanne penali e reati ai sensi dell'art. 10 del Regolamento (UE) 2016/679 e riferiti a minori. È l'aspetto più frequentemente assente dagli atti.
Quattro punti meritano una clausola espressa. I ruoli: il concessionario è di regola titolare autonomo per i dati dei propri iscritti e operatori, e conviene dirlo per evitare un'apparenza di contitolarità; se gestisce un servizio per conto dell'Istituzione o dell'Ente, va nominato responsabile ex art. 28. La base giuridica e i tempi di conservazione di registri e verbali, con l'avvertenza che la conservazione quinquennale ha finalità di tutela probatoria. Le modalità di verifica dei certificati penali, esibiti e verbalizzati senza conservarne copia. L'eventuale videosorveglianza.
Che cosa deve contenere una convenzione che regge
Al netto delle specificità, una convenzione efficace fra Istituzione scolastica ed Ente proprietario si articola su tredici contenuti minimi.
Individuazione degli spazi — planimetria allegata con aree concesse, aree interdette, presidi antincendio, uscite di sicurezza e quadri elettrici.
Ripartizione temporale — fasce orarie certe, calendario annuale e procedura scritta per le variazioni, con preavviso.
Consegna e riconsegna — verbale a ogni passaggio, con stato dei luoghi e anomalie, conservato da entrambe le parti per almeno cinque anni.
Obblighi ex D.Lgs. 81/2008 — obblighi strutturali e impiantistici all'Ente (art. 18, commi 3 e 3.2), obblighi organizzativi a chi ha la disponibilità del bene, oneri di gestione, pulizia e ripristino al concessionario per gli impianti sportivi (art. 96, comma 4-bis).
Segnalazione delle anomalie — canale unico, tempi di riscontro, PEC e potere del Dirigente di interdire gli spazi in caso di pericolo grave e immediato (art. 18, comma 3.1).
Gestione delle emergenze — consegna del piano, addetti antincendio e primo soccorso propri del concessionario, chi fornisce, custodisce e registra il DAE, divieto di modificare vie di esodo e spostare presidi.
Attrezzature — elenco di quelle concesse e interdette, custodia, verifiche periodiche (art. 71 e Allegato VII) e ancoraggio delle strutture mobili.
Coperture assicurative — RC verso terzi con massimale definito, infortuni ove pertinente, consegna delle copie e comunicazione delle variazioni.
Clausole verso i terzi — schema di clausola di sicurezza che l'Ente si obbliga a inserire in tutti i contratti con i terzi.
Pulizia e ripristino — chi pulisce, entro quando e con quale evidenza documentale, in particolare prima del rientro degli alunni.
Durata, recesso e risoluzione — rinnovo, preavvisi e risoluzione di diritto per violazioni gravi e reiterate degli obblighi di sicurezza.
Aggiornamento — revisione periodica con i RSPP delle parti e a ogni modifica normativa o strutturale rilevante.
Protezione dei dati personali — ruoli privacy, basi giuridiche e conservazione di verbali e registri, verifica dei certificati penali, videosorveglianza e riservatezza sui documenti di sicurezza consegnati.
Il test delle tre domande. Una convenzione può dirsi completa quando, scelto a caso un giorno e un'ora qualsiasi dell'anno, sa rispondere a tre domande: chi ha in quel momento la disponibilità materiale dei locali? chi ne è custode ai sensi dell'art. 2051 c.c.? chi ha, fisicamente presenti in quegli spazi, addetti formati per antincendio e primo soccorso? Se anche una sola risposta manca o è incerta, quel momento è una lacuna da colmare.
Il ruolo del RSPP e una considerazione finale
La convenzione non è un adempimento burocratico da archiviare: è una misura di prevenzione, perché elimina alla radice la principale causa di infortunio nelle strutture a uso promiscuo, cioè l'incertezza su chi debba fare che cosa. Il contributo del RSPP consiste nel tradurre la mappa delle interferenze in clausole verificabili e nel controllare che producano documenti reali – verbali, polizze, attestati – e non solo buone intenzioni. Vale anche il presidio più semplice: la richiesta scritta di intervento all'Ente, che l'art. 18, commi 3 e 3.1, valorizza solo se tracciabile e conservata.
Il costo di una convenzione ben scritta si misura in qualche ora di lavoro condiviso fra scuola, Ente locale e rispettivi tecnici. Il costo della sua assenza si misura in anni di contenzioso e in responsabilità personali che nessuna clausola di stile avrebbe evitato. Vale la pena affrontarla prima che sia un fatto di cronaca a imporla.